Hoe AI en Agile methodologieën vergaderingen efficiënter maken: Praktische tips en compliance overwegingen | Zenstorm

Vraag van een Zenstorm-volger over het efficiënter maken van vergaderingen met AI en Agile methodologieën, terwijl wordt voldaan aan strikte compliance regels

Recent hebben we een vraag ontvangen van een Zenstorm-volger over hoe organisaties hun vergaderingen efficiënter kunnen maken door gebruik te maken van AI en agile methodologieën. We willen deze vraag snel beantwoorden, omdat we geloven dat veel organisaties hier baat bij kunnen hebben. In dit blog geven we praktische adviezen, bespreken we compliance regels en bieden we alternatieven.

Belangrijkste thema van dit blog

Vergaderingen op een agile manier beheren met AI: Verhoog de accountability en productiviteit van je team door vergaderingen op te nemen, actiepunten te destilleren en deze efficiënt te beheren.

Vraag van een Zenstorm volger

“Hoe kunnen we vergaderingen efficiënter maken door gebruik te maken van AI en agile methodologieën, terwijl we voldoen aan strikte compliance regels?”

Stap 1: Vergaderingen opnemen

Gebruik tools zoals Otter.ai, Loom, of Happy Scribe om vergaderingen automatisch op te nemen en te transcriberen. Deze tools bieden nauwkeurige transcripties die later kunnen worden geanalyseerd.

Compliance overwegingen

Voor organisaties met strikte compliance regels is het belangrijk om tools te kiezen die voldoen aan de hoogste beveiligingsnormen:

  • Otter.ai: Biedt data-encryptie en voldoet aan de AVG-normen.
  • Happy Scribe: Biedt human-made transcripties met een hoge nauwkeurigheid en data-encryptie.
  • ChatGPT Enterprise: Voor de analyse van transcripties kan ChatGPT Enterprise worden gebruikt, wat voldoet aan SOC 2 Type 2 compliance en data-encryptie biedt zowel in biedt zowel in rust (wanneer de gegevens zijn opgeslagen) als tijdens transport (wanneer de gegevens worden verzonden)​ (OpenAI)​​ (Mural)​.

Stap 2: Actiepunten identificeren

Na het verkrijgen van de transcriptie, gebruik een AI-tool zoals ChatGPT om de tekst te analyseren en belangrijke actiepunten en samenvattingen te identificeren. Dit zorgt ervoor dat niets belangrijk wordt gemist en alle relevante punten worden vastgelegd.

Stap 3: Actiepunten documenteren en toewijzen

Gebruik een projectmanagementtool zoals Airtable, ClickUp, of Fellow om actiepunten te documenteren en toe te wijzen aan teamleden. Zorg ervoor dat elk actiepunt duidelijk is beschreven, inclusief wie verantwoordelijk is, wat er moet gebeuren, en de deadline​ (Mural)​​ (Range)​.

Stap 4: Accountability en opvolging

Plan regelmatige check-ins om de voortgang van actiepunten te controleren. Dit kan bijvoorbeeld tijdens de dagelijkse stand-ups in een Scrum-team, waarbij elke teamlid rapporteert over de voortgang van hun toegewezen taken. Gebruik tools zoals Range of Fellow om actiepunten te volgen en te zorgen dat ze op tijd worden voltooid​ (Teamly)​​ (Fellow.app)​.

Stap 5: Scrum framework implementeren

Voer de actiepunten op een agile manier uit door gebruik te maken van het Scrum-framework. Werk in sprints, houd sprint reviews en retrospectives. Dit helpt teams om continu te verbeteren en zich aan te passen aan veranderende eisen​ (Atlassian)​​ (ClickUp)​.

Stap 6: Gebruik samenwerkingstools zoals Miro

Naast de bovengenoemde tools, kunnen samenwerkingstools zoals Miro of Mural nuttig zijn voor visuele samenwerking en brainstormsessies. Deze tools maken het mogelijk om ideeën te visualiseren, te delen en in realtime samen te werken met teamleden, ongeacht hun locatie​ (Mural)​​ (Range)​.

Stap 7: Gebruik van een tool zoals Loom voor verbeterde transparantie en efficiëntie

Loom is een zeer handige tool voor zowel teamvergaderingen als één-op-één communicatie. Het biedt de mogelijkheid om video’s op te nemen en te delen, wat zorgt voor meer transparantie binnen het team. Dit kan vooral nuttig zijn als je vaak dezelfde informatie moet herhalen, omdat een Loom-video tijd kan besparen en super efficiënt kan zijn. Bedrijven zoals GitLab, Zoom, en Levels Health maken gebruik van Loom voor diverse doeleinden, waaronder het opnemen van vergaderingen en het delen van belangrijke updates en instructies​ 

Tim Ferriss heeft in zijn podcast met Sam Corcos, de CEO van Levels, besproken hoe zij Loom gebruiken om hun teamvergaderingen en processen transparanter te maken. Dit gesprek gaf inzicht in hoe Loom kan helpen bij het creëren van een cultuur van openheid en efficiëntie binnen organisaties​ (The Blog of Author Tim Ferriss)​.

Voordelen van deze aanpak

Verbeterde engagement: Wanneer iedereen betrokken is en verantwoordelijkheid neemt voor hun taken, neemt de betrokkenheid toe en wordt de tijd efficiënter gebruikt.

Duidelijke verwachtingen: Door actiepunten te documenteren en te delen, weten teamleden precies wat er van hen wordt verwacht, wat de algehele productiviteit en samenwerking verbetert.

Accountability: Regelmatige check-ins en opvolging zorgen ervoor dat teamleden verantwoordelijkheid nemen voor hun toegewezen taken en bijdragen aan de teamdoelen​ (Range)​.

Visuele samenwerking: Tools zoals Miro en Mural maken het gemakkelijk om ideeën te visualiseren en effectief samen te werken, wat vooral handig is voor remote teams.

Conclusie

Door gebruik te maken van moderne tools en technieken voor het opnemen van vergaderingen, het identificeren van actiepunten, en het beheren van deze punten, kun je de efficiëntie en accountability binnen je team aanzienlijk verbeteren. Gebruik sterke, pakkende boodschappen om je content te laten opvallen en je publiek te betrekken.

Heb je ook een vraag of behoefte aan advies over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op via de chatbot op onze website. Samen zorgen we ervoor dat jouw team optimaal presteert en compliant blijft.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *